GENERAL TERMS AND CONDITIONS – Sophisticated Live

Algemene voorwaarden Sophisticated Live 2025

Definities

In deze algemene voorwaarden gebruiken we een aantal begrippen, die we hieronder uitleggen:

Artiest: de persoon, personen of groep die activiteiten op het gebied van amusement uitvoeren ten behoeve van de Opdracht;
Opdracht: de door Opdrachtgever aan Sophisticated Live verstrekte Opdracht;
Opdrachtgever: de persoon waaraan Sophisticated Live een aanbod doet en/of waarmee Sophisticated Live een overeenkomst aangaat of is aangegaan;
Opdrachtnemer: Sophisticated Live, tevens de gebruiker van deze algemene voorwaarden;
Optreden: de handelingen van de Artiest ten behoeve van de uitvoering van de Opdracht;
Partijen: Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk;
Rider: bijzondere aanvullende bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst
Schriftelijk: hieronder wordt mede begrepen elektronische communicatie zoals e-mail, mits de identiteit van de afzender voldoende vaststaat

Toepassing

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en offertes van Sophisticated Live en op alle overeenkomsten en overige rechtsbetrekkingen tussen Sophisticated Live en Opdrachtgever.
Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende- en vervolgopdrachten.
Van deze algemene voorwaarden kan alleen schriftelijk, met instemming van beide Partijen, worden afgeweken.

Aanbod en Aanvaarding

Sophisticated Live doet een aanbieding met prijzen of prijslijst en beschikbaarheid.
Dit aanbod is 30 dagen geldig. Na dat moment kan het aanbod, althans de prijs, wijzigen.
Na goedkeurig op de prijzen en beschikbaarheid stelt Sophisticated Live een Opdrachtbevestiging op en biedt deze online aan Opdrachtgever aan.
Opdrachtgever dient het aanbod zoals opgenomen in de Opdrachtbevestiging expliciet te aanvaarden.
Sophisticated Live neemt in een Rider, bovendien specifieke afspraken op met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst en verplichtingen van de Opdrachtgever hierbij. Deze rider dient gezamenlijk met de Opdrachtbevestiging aanvaard te worden.
Na akkoord op de Opdrachtbevestiging, Rider en deze algemene voorwaarden, gelden deze gezamenlijk als overeenkomst tussen Partijen.
Wijzigingen in de overeenkomst zijn slechts mogelijk door dit gezamenlijk Schriftelijk tussen Partijen overeen te komen. Bij een wijziging in de overeenkomst is Sophisticated Live gerechtigd de bijbehorende prijs hierop aan te passen.
Ontbreekt een expliciete aanvaarding van de Opdrachtbevestiging, Rider en algemene voorwaarden, maar heeft Opdrachtgever wel de indruk gewekt akkoord te gaan met het aanbod, met name wanneer er geen bezwaar was tegen het begin van de uitvoering, wordt het aanbod alsnog als aanvaard beschouwd.

Annulering

Bij annulering of ontbinding van de overeenkomst door Opdrachtgever, is Opdrachtgever ter vergoeding van reeds gemaakte kosten en gederfde winst een bedrag ter waarde van 75% van de overeengekomen vergoeding verschuldigd.
Wanneer de annulering binnen twee maanden voor de overeengekomen datum van het Optreden plaatsvindt, is de volledig overeengekomen vergoeding verschuldigd.

Uitvoering van de Opdracht

Sophisticated Live en Artiest zetten zich ervoor in de Opdracht naar beste kennis en kunde en zorgvuldig uit te voeren.
Sophisticated Live en Artiest zullen altijd werken volgens de gegevens, omstandigheden en afspraken zoals opgenomen in de Rider. Opdrachtgever wordt vooraf op de hoogte gesteld van de Rider en dient hiermee akkoord te gaan.
Opdrachtgever is volledig op de hoogte van de prestaties en de aard van het Optreden van Artiest en aanvaard dat de inhoudelijke samenstelling van het Optreden en de presentatie daarvan volledig door Artiest worden bepaald, tenzij anders overeengekomen in de Opdrachtbevestiging.

Sophisticated Live is gerechtigd om voor de uitvoering van de overeenkomst derden te betrekken.
Het Optreden door Artiest zal plaatsvinden op de overeengekomen tijden. Wanneer Opdrachtgever op enig moment een latere aanvangstijd en/of eerdere eindtijd verzoekt, heeft dit geen invloed op de overeengekomen vergoedingen. In het geval van een verzoek de eindtijd naar een later tijdstip te verplaatsen, mag Sophisticated Live dit weigeren of bij aanvaarding extra kosten in rekening brengen conform het gebruikelijke tarief.
Wanneer onverhoopt de door Opdrachtgever geboekte en door Sophisticated Live bevestigde Artiest ziek is, althans het overeengekomen Optreden niet kan uitvoeren, zal Sophisticated Live in overleg met Opdrachtgever zorgen voor een vervangende Artiest, van vergelijkbare stijl en kwaliteit.
Wanneer Sophisticated Live en Artiest per vliegtuig moeten reizen ten behoeve van de uitvoering van de Opdracht, zal Sophisticated Live vooraf de vluchtmaatschappij, vertrektijden en prijs voorleggen aan Opdrachtgever. Slechts na goedkeuring zal Sophisticated Live de betreffende vlucht boeken. Indien door vertragingen of andere omstandigheden die verband houden met de vlucht, Artiest niet tijdig op de overeengekomen locatie aanwezig kan zijn, komt dit voor rekening en risico van Opdrachtgever.
⁠Indien Opdrachtgever zorgdraagt voor het boeken van vluchten of overig vervoer voor Artiesten en/of bandleden, dienen dit ten alle tijden flex tickets te zijn waarbij naamswijziging mogelijk is. In geval van ziekte dient, in het belang van uitvoering van de Opdracht, Sophisticated Live een vervangende muzikant te kunnen inplannen.

Verplichtingen Opdrachtgever

Opdrachtgever zal ervoor zorgdragen de omstandigheden voor Sophisticated Live en Artiest zo gunstig mogelijk te maken en waar nodig maatregelen te treffen.
Opdrachtgever zal ervoor zorgen dat alle omstandigheden geschikt zijn voor het Optreden van de Artiest, zoals omschreven in de Opdrachtbevestiging en/of Rider, waaronder maar niet uitsluitend het juist en veilig kunnen opstellen van apparatuur, zodat hieraan geen schade kan ontstaan.
Opdrachtgever dient te controleren of de locatie geschikt is en voldoet aan de door Sophisticated Live aangeleverde specificaties. Wanneer de locatie ongeschikt blijkt te zijn, kan het Optreden niet plaatsvinden. Dit komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.
Opdrachtgever zal ervoor zorgen dat voldaan wordt aan alle verplichtingen, zoals omschreven in de Rider.
Opdrachtgever moet ervoor zorgen de locatie tijdig toegankelijk is voor het op- en afbouwen, zoals omschreven in de Rider.
Opdrachtgever zorgt ervoor dat de locatie toegankelijk is voor de Artiest en parkeerplaats op of nabij de locatie beschikbaar is. Wanneer een parkeerplaats extra kosten met zich meebrengt, worden de gemaakte kosten aan Opdrachtgever achteraf doorberekend. Wanneer de parkeerplaats dusdanig ver weg is dat Artiest extra reistijd heeft, waardoor deze later op de locatie aanwezig is, zal dit de tijd van het Optreden beperken. Dit komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.
Opdrachtgever zal een contactpersoon aanwijzen waarmee Sophisticated Live en Artiest contact kan opnemen en afspraken mag maken op de dag van de uitvoering van de Opdracht of het Optreden. Opdrachtgever zal van deze persoon gegevens verstrekken aan Sophisticated Live. Deze contactpersoon is door Opdrachtgever gemachtigd om namens Opdrachtgever overeenkomsten te sluiten met Sophisticated Live en Artiest of anderszins toezeggingen te doen.
Indien er voor het uitvoeren van de Opdracht door Artiest vergunningen nodig zijn of van bepaalde partijen toestemming vereist is, dient Opdrachtgever hiervoor zorg te dragen Vergunningen en overige toestemmingen komen voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtgever dient deze zaken zelf aan te vragen en bij toekenning de juistheid ervan te controleren.
Wanneer er beperkingen van toepassing zijn, zoals, maar niet beperkt tot geluidsbegrenzing, moet Opdrachtgever dit zo snel mogelijk aan Sophisticated Live melden.
Opdrachtgever mag voor besloten Optredens geen vergoedingen van gasten of andere derden verlangen voor het bijwonen van het Optreden.
Opdrachtgever dient aan gasten en andere aanwezigen tijdens het Optreden mede te delen dat filmen en fotograferen enkel is toegestaan voor strikt privégebruik, zoals omschreven in artikel 7 met betrekking tot auteursrecht.

Auteursrecht, Naburig recht en Portretrecht

Sophisticated Live en Artiest zijn en blijven auteursrechthebbende van alle door hen vervaardigde werken. Opdrachtgever verkrijgt geen recht tot enige verveelvoudiging of openbaarmaking van deze werken, behoudens het in dit artikel bepaalde.

Artiest is rechthebbende van de naburige rechten met betrekking tot het Optreden. Aan Opdrachtgever wordt geen enkel recht tot verveelvoudiging of openbaarmaking verleend, anders dan het in dit artikel bepaalde.
Sophisticated Live en Artiest zullen slechts na overleg met Opdrachtgever foto of video- opnames maken waarbij (mogelijk) anderen dan Artiest en medewerkers van Sophisticated Live of door hen ingeschakelde derden zichtbaar zijn.
Opdrachtgever en diens gasten mogen foto’s en video’s maken van Artiest en diens Optreden, tenzij vooraf anders vermeld door Sophisticated Live of Artiest. Indien opnames niet toegestaan zijn, dient Opdrachtgever diens gasten hiervan duidelijk op de hoogte te stellen.
Gemaakte foto- en video-opnames mogen uitdrukkelijk niet openbaar gemaakt worden, zoals op (commerciële/nieuws) websites en social mediapagina’s, tenzij anders overeengekomen tussen Sophisticated Live en Opdrachtgever.
Indien Opdrachtgever geluid- en/of beeldopnamen wenst te maken van het Optreden, is vooraf toestemming van Sophisticated Live nodig. In het geval Opdrachtgever geluids- en/of beeldopnamen van Artiest heeft gemaakt, zal Opdrachtgever op verzoek van Sophisticated Live kosteloos een kopie van de opnamen aan Sophisticated Live verstrekken welke opnamen door Sophisticated Live gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden.
Artiest behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die hem toekomen op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving. Sophisticated Live heeft het recht de door de uitvoering van een overeenkomst aan zijn zijde toegenomen kennis ook voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen strikt vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.
Foto, video en geluidsopnames van het Optreden en alles daar omheen, mogen nooit commercieel worden geëxploiteerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sophisticated Live of Artiest.
Onze Optredens, inclusief muziek, dans, en visuele elementen, vallen onder auteursrechtelijke bescherming. Het auteursrecht blijft te allen tijde bij Artiest (of de rechthebbenden van specifieke onderdelen van de uitvoering).
Openbaarmaking van gemaakte foto, video en geluidsopnames, bijvoorbeeld op sociale media, websites of andere platforms, is alleen toegestaan na schriftelijk akkoord van Artiest en mits:
Naam en/of merk van Artiest en agency duidelijk wordt vermeld.
b. De inhoud niet wordt vervormd of op een schadelijke manier wordt gebruikt.
c. De auteursrechten volledig worden vrijgegeven aan Sophisticated Live en Artiest.
De Opdrachtgever verplicht zich met betrekking tot de exploitatie van auteursrechten, tot de afdracht rechtstreeks aan Sophisticated Live, tenzij Opdrachtgever de juiste afdracht aan BUMA/STEMRA afrekent. De Opdrachtgever verplicht zich tot de juiste afdracht aan SENA met betrekking tot de exploitatie van naburige rechten. De verplichting tot deze afdracht geldt niet voor prive feesten.

Aansprakelijkheid

Sophisticated Live en Artiest is slechts aansprakelijk voor zover deze gebaseerd is op een wettelijke of contractuele toerekenbare tekortkoming of te wijten is aan haar opzet of grove schuld.
De aansprakelijkheid van Sophisticated Live overstijgt nooit de voor deze Overeenkomst overeengekomen vergoeding.
Sophisticated Live is in alle gevallen gerechtigd de door Opdrachtgever geleden schade door een doen of nalaten van Sophisticated Live, voor zover mogelijk ongedaan te maken of te beperken.
De Opdrachtgever draagt de enige en volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor het falen van apparatuur geleverd door de Opdrachtgever of locatie en voor het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van de Artiesten en alle apparatuur geleverd door Sophisticated Live of de Artiest tijdens de uitvoering en tijdens de voorbereiding van de show.
De Opdrachtgever is en blijft aansprakelijk voor alle schade aan materiaal van/en Artiest veroorzaakt door Opdrachtgever of derden.

Overmacht

Er is sprake van overmacht wanneer er sprake is van een tekortkoming die niet aan Sophisticated Live kan worden toegerekend en deze tekortkoming niet de schuld is van Sophisticated Live en volgens de wet of maatschappelijke opvatting niet voor haar rekening komt.
In het geval van overmacht is Sophisticated Live niet gehouden tot nakoming van de overeenkomst of tot het vergoeden van enig geleden schade als gevolg van deze overmacht.
In het geval van overmacht is elk der Partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder hiertoe enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.

Vergoeding

Wanneer er geen vergoeding is overeengekomen voor (een deel van) de overeenkomst, is de door Sophisticated Live gebruikelijk gehanteerde vergoeding verschuldigd.
Indien er niet van een gebruikelijke vergoeding gesproken kan worden, rekent Sophisticated Live een redelijke en billijke vergoeding voor het geleverde.
Wanneer de Opdracht wijzigt of uitgebreid wordt door Opdrachtgever of diens vertegenwoordiger, zal Sophisticated Live de extra kosten en redelijke vergoedingen conform haar gebruikelijke tarief aan Opdrachtgever doorbelasten.
Wanneer aannemelijk is dat Sophisticated Live hogere kosten heeft gemaakt en/of meerwerk heeft verricht, die redelijkerwijs noodzakelijk waren, zal Sophisticated Live ook deze gemaakte kosten en vergoedingen aan Opdrachtgever doorberekenen.
Alle door Sophisticated Live genoemde bedragen zijn inclusief btw en overige belastingen, tenzij anders overeengekomen.

Betalingsvoorwaarden

Sophisticated Live zal voor het door Opdrachtgever verschuldigde bedrag een (elektronische) factuur sturen, tenzij anders overeengekomen.
Bij het aanvaarden van de Opdracht door akkoord te geven op de Opdrachtbevestiging/Offerte door Opdrachtgever, wordt door Sophisticated Live een aanbetaling gefactureerd van 50% van het verschuldigde totaalbedrag, of het volledige bedrag wordt voorafgaand aan de Opdrachtdatum gefactureerd, welke uiterlijk 14 dagen voor Opdrachtdatum betaald dient te worden (of het nog openstaand bedrag).
Sophisticated Live mag hierbij volledige vooruitbetaling verlangen, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
Wanneer Opdrachtgever niet tijdig betaalt en in gebreke blijft, mag Sophisticated Live de overeenkomst ontbinden, zonder enige vergoeding aan Opdrachtgever verschuldigd te zijn.
De vergoeding dient ten alle tijden alvorens het Optreden voldaan te zijn.

Klachten

Klachten dienen (terstond) mondeling aan Sophisticated Live gemeld te worden, zodat waar mogelijk de klachten direct verholpen kunnen worden. Opdrachtgever dient de klacht binnen twee werkdagen Schriftelijk te bevestigen.
Klachten die niet direct verlopen kunnen worden, zullen door Sophisticated Live binnen 14 dagen behandeld worden.
Klachten en reclames schorten de betalingsverplichtingen niet op.

Verhindering van Artiest

Indien de Artiest is verhinderd als gevolg van ziekte, een noodgeval, een belangrijke

verplichting of beroepsmatige verantwoordelijkheid of andere onvoorziene omstandigheden zal Sophisticated Live:

a) in overleg met de Opdrachtgever het Optreden verplaatsen naar een andere datum; of
b) in overleg met de Opdrachtgever voor een vervang(st)er zorg dragen, waarbij de eventuele

meer- of minderprijs met de Opdrachtgever vooraf zal worden overlegd; of

c) indien Sophisticated Live en de Opdrachtgever geen overeenstemming bereiken, de

overeenkomst ontbinden onder restitutie van eventueel betaalde voorschotten. Sophisticated Live

is jegens de Opdrachtgever niet gehouden tot vergoeding van schade die de Opdrachtgever

zal lijden als gevolg van verhindering van de Artirest.

Radio/TV Optredens/Buitenland

Sophisticated Live heeft het recht ten alle tijden het gecontracteerde Optreden te annuleren, zonder tot enige schadeloosstelling gehouden te zijn, indien er op de dag van het Optreden door de Artiest radio-, televisie- en/of geluidsopnamen moeten worden vervaardigd.
Sophisticated Live heeft het recht ten alle tijden het gecontracteerde Optreden te annuleren, zonder tot enige schadeloosstelling gehouden te zijn, indien de Artiest ten behoeve van contractuele verplichtingen in het buitenland moet zijn, mits deze activiteiten niet bekend waren tijdens het aangaan van deze overeenkomst. Desgewenst zal de Artiest hiervan schriftelijke gegevens overleggen aan de organisatie.
De contractant kan in een dergelijke situatie een Optreden van de Artiest op een andere datum onder dezelfde condities afdwingen van Sophisticated Live.

Veiligheid

1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor handhaving van de orde en de veiligheid tijdens de op- en afbouw en tijdens de show. Toezichthouder/beveiliger in de buurt van het podium gedurende de show is gewenst wanneer (Opdrachtgever denkt dat) dit nodig is.
2. Bij ongeregeldheden voor of tijdens het Optreden zoals, vechtpartijen, aanraken van

Instrumenten, gooien met drank of andere situaties waarbij gevaar voor de Artiest en/of beschadiging van de instrumenten en/of backline en/of de PA/monitor/lichtinstallatie dreigt, zijn Artiesten gerechtigd het Optreden te staken en gestaakt te houden. De Opdrachtgever heeft dan geen recht op restitutie van de overeengekomen vergoeding en is aansprakelijk voor alle schade als gevolg van de ongeregeldheden. Indien de veiligheid van Artiesten, crew en/of publiek niet gewaarborgd kan worden zijn Artiesten gerechtigd definitief het Optreden te stoppen met behoud van volledige vergoeding.

Overige

Op deze algemene voorwaarden en alle Opdrachten en overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende Opdrachten en vervolgopdrachten.
Wijzigingen of afwijkingen kunnen slechts Schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
De catering moet voldoen aan de eisen zoals zijn vastgelegd in de bij de overeenkomst bijgevoegde rider, welke een integraal onderdeel van de overeenkomst vormt.
Het licht en geluid van het Optreden moet voldoen aan de eisen zoals zijn vastgelegd in de bij de overeenkomst gevoegde technische rider, welke een integraal onderdeel van de overeenkomst vormt.
Tijdens de soundcheck mag er geen publiek (met uitzondering van personeel) aanwezig zijn.
Het podium dient voor aanvang, tijdens en na het Optreden goed bereikbaar zijn per voertuig. Dat wil zeggen dat er een verharde ondergrond aanwezig is of voorzien is van harde ijzeren platen tot 10 meter loopafstand van het podium.
Deze overeenkomst en/of het Optreden van Artiest zal niet gesponsord worden door of verbonden worden aan een product of maatschappij zonder schriftelijke toestemming van Sophisticated Live. Tevens komen partijen overeen dat Opdrachtgever de Artiest niet kan en zal verplichten tot welk promotioneel Optreden of interview dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de Artiest.